ZARZĄDZANIE CZASEM, czyli JAK SZYBKO I SKUTECZNIE REALIZOWAĆ SWOJE ZADANIA

CZAS TO JEDEN Z CENNIEJSZYCH I NAJTRUDNIEJSZYCH DO OPANOWANIA ZASOBÓW. 



Ponieważ    czas    to    zasób    nieodnawialny,    nie    daje    się    zaoszczędzić i  zmagazynować.  Czas  nie  jest  na  sprzedaż,  nie  daje  się  rozmnożyć.  Czas  ucieka  stale i nieodwołalnie. Dla każdego z nas doba ma 24 h. Czas nie zależy od nas, tak więc czasem nie da się zarządzać w dosłownym sensie tego słowa. Możemy jedynie zmieniać nasze zachowanie względem niego.

Chcemy mieć jak najwięcej tego czasu. Chcemy dobrze nim zarządzać. Niestety często sami tracimy ten czas poprzez realizację zadań, które nic nie wnoszą do naszego życia.

Jak Ty zarządzasz swoim czasem. Jeśli chcesz się dowiedzieć zapraszam Cie najpierw do krótkiego quizu na stronie:



I jaki jest Twój rezultat?

Jeśli chcesz poprawić swoje zarządzanie czasem, to poniżej przedstawiam Wam kilka technik, które się sprawdzają w moim życiu.

Oto 10 SPOSOBÓW NA SKUTECZNE ZARZĄDZANIE CZASEM:

  1. ZNAJDŹ SWOICH „ZŁODZIEI CZASU”
  2. WYZNACZ CEL SWOJEGO DZIAŁANIA
  3. ORGANIZUJ SWÓJ DZIEŃ (RÓB PLAN)
  4. PODZIEL ZADANIA NA PILNE, MNIEJ PILNE, WAŻNE, MNIEJ WAŻNE
  5.  POSŁUGUJ SIĘ KRZYWĄ WYDAJNOŚCI
  6. KORZYSTAJ Z UŁATWIEŃ W ORGANIZACJI CZASU (TERMINARZE, PROGRAMY KOMPUTEROWE ITP.)
  7. UTRZYMUJ PORZĄDEK
  8. MIEJ POZYTYWNE NASTAWIENIE DO WYKONYWANYCH ZADAŃ
  9. WYKORZYSTUJ SWÓJ CZAS-BĄDŻ AKTYWNY, NIE REAKTYWNY-TY PANUJ NAD CZASEM, NIE CZAS NAD TOBĄ
  10. ZAREZERWUJ SOBIE CZAS NA RELAKS I ODPOCZYNEK-ODNAWIAJ SWOJE ZASOBY

Omówmy teraz każdy z tych punktów.

Na początek poznajmy naszych ZŁODZIEI CZASU, czyli co zabiera Ci czas, na co tracisz bezproduktywnie czas?

ZAPYTAJ WSPÓŁPRACOWNIKÓW I RODZINĘ, CO ICH ZDANIEM SPRAWIA,ŻE NIE MOŻESZ ZDĄŻYĆ Z TERMINEM, ŻYJESZ W POŚPIECHU, CZĘSTO SIĘ SPÓŹNIASZ, ZAPOMINASZ DOKUMENTÓW ITP., ONI PATRZĄ Z BOKU I DLATEGO ICH ZDANIE POWINNO BYĆ OBIEKTYWNE I POZWOLIĆ CI NA WŁAŚCIWĄ OCENĘ SYTUACJI

Najczęstsze i najsilniejsze złodzieje czasu w życiu prywatnym :

  • TELEFON
  • INTERNET
  • TELEWIZJA
  • ZADANIA NIEZREALIZOWANE, KTÓRE KRĄŻĄ NAD TOBĄ JAK SĘPY NAD PADLINĄ
  • GŁÓD, PRAGNIENIE
  • ZMĘCZENIE

Przykładowe złodzieje czasu w pracy zawodowej:

  • ZBYT DUŻO MATERIAŁÓW
  • KTOŚ LUB COŚ CI PRZESZKADZA
  • ZBYT MAŁO INFORMACJI
  • ZBYT DUŻO NOWYCH SPRAW
  • ZEBRANIA I SPOTKANIA
  • PRZECENIANIE SWOICH SIŁ
  • ODWLEKANIE WYKONANIA ZADAŃ
  • ZŁA ORGANIZACJA PRACY
  • NIEJASNE CELE

Tak jak zauważyłeś tracimy dużo czasu na „ZŁODZIEJI CZASU”. Na co Ty tracisz swój cenny czas? Zapraszam Cię do ćwiczenia.

ćwiczenie złodzieje czasu



Kolejny ważny punkt, to dobrze zdefiniowane zadania i cele do wykonania.

Pamiętaj , że muszą być one:

  • KONKRETNE
  • MIERZALNE (np. jak zweryfikujesz, że cel został zrealizowany?)
  • AMBITNE
  • REALNE
  • OKREŚLONE W CZASIE
  • ZAPISANY

Więcej szczegółów we wcześniejszych wpisach o celach:



Teraz przechodzimy do jednego z najważniejszych punktów Zarządzania czasem, czyli tworzenia harmonogramu dnia oraz ustalanie priorytetów.

Wiesz, że 20% CZASU, KTÓRY POŚWIĘCASZ NA ZAŁATWIENIE SPRAW WAŻNYCH I PILNYCH, PRZYNOSI CI 80% WYNIKÓW ( zasada Pareto).

Dlatego warto poświęcić 10-15 minut na zaplanowanie dnia, aby efektywnie i w 100% wykorzystać czas i iść spać w pełni usatysfakcjonowany, a nie zmęczony.

Większość osób, które zajmują się Zarządzaniem czasem, w tym ja, w planowaniu korzysta z macierzy opracowanej przez Eisenhowera

Dwight D. Eisenhower (14.10.1890 r. – 28.03 1969 r.), generał Armii i prezydent USA, zasłynął z bardzo dobrej organizacji własnego  czasu. Stworzył  matrycę  ułatwiającą klasyfikowanie priorytetów i zadań do wykonania. Jest to współcześnie bardzo popularne narzędzie zarządzania sobą w czasie.

Zadania w matrycy są pogrupowane według natężenia dwóch wymiarów – ważności zadania, czyli tego na ile dane zadanie przybliża nas do osiągnięcia sukcesu oraz pilności, czyli czasu reakcji z naszej strony.

macierz eisenhowera

Poniżej przedstawiam wykres, który pokazuje w jakiej proporcji zazwyczaj lokujemy swój czas oraz wykres przedstawiający prawidłowe proporcje, które stanowią o efektywniejszym wykorzystaniu czasu

jak lokujemy czas
Jak najczęściej lokujemy czas w %

A teraz jak powinniśmy lokować swój czas na poszczególne typy zadań.

prawidłowe rozplanowanie czasu
Prawidłowe wykorzystywanie czasu w %

Jak widzisz najczęściej zaniedbujemy te zadania, które wymagają od nas najwięcej uwagi, czyli ważne ale niepilne oraz ważne i pilne. Tracimy czas na rzeczy, które są złodziejami czasu oraz na rzeczy małostkowe.

JAKIE MOGĄ BYĆ KONSEKWENCJE NIEPRAWIDŁOWEGO LOKOWANIA CZASU?

konsekwencje złego lokowania czasu

DLATEGO, DZIAŁAJ ZGODNIE Z TYPEM ZADANIA:

planowanie co robić

Już znasz najważniejszy podział zadań oraz sposób co masz z nimi zrobić.

A teraz przechodzimy poziom wyżej w planowaniu i uwzględniamy jeszcze KRZYWĄ WYDAJNOŚCI.

krzywa wydajności



Otóż organizm ludzki działa według schematu naszej wydajności. U każdego z nas są od tego pewnego rodzaju odchylenia, ale każdy z nas ma swoją godzinę, kiedy rozpoczyna dzień i od tej godziny ma powolny wzrost wydajności, średnio do około 11-12 godziny, potem następuje spadek naszej wydajności. Czasami czujemy nagłe zmęczenie i ochotę na drugą kawę. To znak, że spada nasza wydajność. Taki stan utrzymuje się do około 14-15. Potem następuje chwilowy powrót formy, ale nie jest on tak wysoki jak rano. Utrzymuje się do około 20-22, to zależy od osoby i kiedy rozpoczyna dzień. Osoby wcześnie wstającej o 21 będę już miały poczucie skrajnego zmęczenia i szykowały się do spania, osoby które wstają później utrzymają wysoką wydajność do 22-24 i potem zacznie się u nich spadek formy.

WYKONUJĄC PLAN DNIA NALEŻY KIEROWAĆ SIĘ KRZYWĄ WYDAJNOŚCI, ŻEBY NAJEFEKTYWNIEJ I NAJSZYBCIEJ WYKONAĆ ZADANIA

  • ZADANIA TYPU WAŻNE I PILNE– NAJLEPIEJ WYKONYWAĆ MIEDZY GODZINĄ 10-11 , GDYŻ WTEDY NASZ ORGANIZM MA NAJWIEKSZĄ WYDAJNOŚĆ
  • ZADANIA TYPU NIEWAŻNE I PILNE, KTÓRE MUSIMY SAMI WYKONAĆ NAJLEPIEJ WYKONAĆ W GODZINACH 12-13 (13-15)
  • A ZADANIA TYPU WAŻNE I NIEPILNE REALIZOWAĆ W GODZINACH 14-15 (15-17), KIEDY TO ZNOWU WZRASTA NASZA WYDAJNOŚĆ
  • GODZINY PORANNE 8-9 PRZEZNACZYĆ NA ZROBIENIE PLANU DNIA, A POZOSTAŁY CZAS NA WYKONYWANIE RUTYNOWYCH CZYNNOŚCI
  • PAMIĘTAJ , ŻE PLAN UKŁADASZ NA 60% CZASU PRACY, 40% TO REZERWA CZASOWA NA NIEOCZEKIWANE I SPONTANICZNE CZYNNOŚCI
  • UŻYWAJ TERMINARZA            (PAPIEROWEGO LUB ELEKTRONICZNEGO)
  • OKREŚLAJ W NIM CZAS ROZPOCZĘCIA WYKONYWANIA ZADANIA, CZAS TRWANIA ZADANIA ORAZ KATEGORIĘ ZADANIA(A,B,C,D), WPISUJ EWENTUALNE UWAGI, ORAZ OSOBY, KTÓRYM POD ZLECIŁEŚ ZADANIE
  • PAMIĘTAJ,ŻE OKREŚLAJĄC TERMIN WYKONANIA DANEJ CZYNNOŚCI BIERZ POD UWAGĘ REALNY CZAS + 100%

DODATKOWE WSKAZÓWKI:

  • BĄDŹ KONSEKWENTNY I SYSTEMATYCZNY
  • POZYTYWNE NASTAWIENIE DO WYKONYWANYCH ZADAŃ POZWOLI CI NA SZYBSZE I SPRAWNIEJSZE ICH WYKONANIE (JEŚLI MYŚLISZ O ZADANIU JAKO WYZWANIU, CZYMŚ CIEKAWYM, TO WYKONANIE ZDANIA STANIE SIĘ ŁATWIEJSZE I OSIĄGNIESZ Z JEGO REALIZACJI WIĘKSZA SATYSFAKCJĘ)
  • ASERTYWNOŚĆ– NAUCZ SIĘ ODMAWIAĆ, KIEDY NIE MASZ CZASU LUB WYKONUJESZ WAŻNE ZADANIE
  • ZAPLANUJ CZAS NA ODPOCZYNEK – POŚWIĘĆ GO SOBIE I NAJBLIŻSZYM, W TYM CZASIE WYŁĄCZ MYŚLENIE O PRACY-GDY DO NIEJ WRÓCISZ BĘDZIESZ EFEKTYWNIEJSZY I UNIKNIESZ SYNDROMU WYPALENIA ZAWODOWEGO CZYLI NEGATYWNYCH SKUTKÓW PSYCHOFIZYCZNYCH PRZECIĄŻENIA PRACĄ I STRESEM.

Dla wytrwałych, którzy doczytali do końca NARZĘDZIE DO PLANOWANIA z wykorzystaniem macierzy Eisenhowera

ćwiczenie ustalanie priorytetów